오전에 한 번, 오후에 한 번.
배차 담당자의 하루는 엑셀을 두 번 열어요. 첫 번째는 배차할 때, 두 번째는 그걸 시스템에 옮길 때예요.
TMS가 있는데도요.
1. 기사마다 다른 배차 방식
운송사가 일을 맡기는 기사는 한 종류가 아니에요.
지입 기사는 회사 번호판을 쓰는 기사예요. 이미 계약 관계가 있어요. 고정차 기사도 마찬가지예요. 자주 함께 일하다 보니 노선도, 단가도 어느 정도 합의가 돼 있어요. 이 기사들은 담당자가 직접 전화하거나 카톡으로 연락해서 배차해요. 정산도 월 단위로 한꺼번에 처리해요.
문제는 이 기사들만으로는 수요를 다 못 채울 때예요.
갑자기 오더가 몰리거나, 기사가 없거나, 특수 차량이 필요할 때, 그때 센디, 24시, 화물맨, 원콜 같은 화물 정보망을 열어요. 정보망에 오더를 올리면 가용한 기사가 콜을 잡아요. 지입이나 고정차 기사를 제외한 나머지 운송 건, 즉 용차 배차가 이 방식으로 채워져요.
2. 배차는 정보망에서
정보망 배차는 빠르고 편해요. 차량을 구하는 데는 효과적이에요.
그런데 이 과정이 TMS 밖에서 일어나요.
정보망과 TMS는 별개의 시스템이에요. 정보망에서 기사가 배차됐다고 해서 TMS가 그걸 자동으로 아는 건 아니에요. 담당자가 직접 TMS에 입력해줘야 해요.
3. 빠르게 하기 위해 엑셀을 선택한다
하루에 용차 배차 건이 수십 건이에요. 콜을 잡을 때마다 TMS에 들어가서 입력하기엔 너무 느려요. 배차 전화 받으면서, 거래처 문의 답하면서, 동시에 팝업 창 열고 단계별로 입력하는 건 현실적으로 어려워요.
그래서 담당자들이 선택한 방법이 있어요. 일단 엑셀에 적어두는 거예요.
기사 이름, 차량 정보, 상하차지, 운임, 대기료까지. 내가 관리하기 편한 형태로, 내가 만든 양식에 빠르게 기록해요. 하루가 끝나거나 여유가 생기면 그걸 TMS에 일괄로 업로드해요.
엑셀은 사라진 게 아니에요. 정보망과 TMS 사이를 잇는 중간 단계가 된 거예요.
4. 데이터가 두 번 입력되는 구조
이 구조에서 같은 데이터가 세 곳에 존재해요.
- 정보망 : 배차 완료된 기사 정보
- 엑셀 : 담당자가 정리한 운송 내역
- TMS : 일괄 업로드된 데이터
담당자는 사실상 같은 내용을 두 번 써요. 정보망에 오더를 올릴 때 한 번, 엑셀에 옮길 때 또 한 번이에요.
동시에 지입·고정차 기사의 배차는 카톡과 전화로 따로 관리되고 있어요. 하나의 담당자가 정보망, 엑셀, TMS, 카톡을 동시에 들여다보면서 배차를 돌리고 있는 거예요.
오류가 생길 여지도 그만큼 많아요. 엑셀에 잘못 적었거나, 업로드하다 빠뜨린 건이 있으면 TMS 데이터는 실제와 달라져요. 실시간으로 배차 현황을 확인하려 해도, TMS엔 어제까지 업로드된 데이터만 있어요.
5. TMS가 장부가 된 이유
원래 TMS는 배차를 실행하는 도구예요.
그런데 정보망 중심으로 용차 배차가 이뤄지는 현장에서는, TMS에 먼저 등록하고 배차하는 흐름이 잘 맞지 않아요. 기사가 언제 콜을 잡을지 모르고, 잡고 나서야 정보가 확정되거든요.
결국 TMS는 배차 도구가 아니라 기록 도구가 돼요. 운송이 끝난 내역을 정리해서 올리는 회계 장부처럼 쓰이는 거예요. 실시간이 아니라 사후에요.
이걸 알면 왜 엑셀이 안 없어지는지 이해가 돼요. TMS가 느리거나 나빠서가 아니에요. 배차가 일어나는 곳과 TMS가 연결되지 않은 것이 문제예요.
6. 연결되면 뭐가 달라질까요?
정보망에서 배차가 확정되는 순간, 그 데이터가 TMS에 자동으로 들어온다면요.
담당자는 엑셀을 열지 않아도 돼요. 일괄 업로드할 필요도 없어요. TMS는 항상 실시간이에요.
지입·고정차 배차는 카톡과 전화로 계속 관리하더라도, 정보망 용차 건만이라도 자동으로 연결된다면 — 담당자의 하루가 조금 달라져요. 화면을 네 개 띄워놓고 데이터를 옮기는 시간이 줄어드는 것만으로도요.
sendyX는 배차 현장의 데이터 흐름을 연구하고 있어요.
